Pense no que define o valor de algo, certamente veio em sua mente o quão raro seria isso, e tem razão. Tudo que tem alto valor agregado vem acompanhado de certa exclusividade e raridade. Pois bem, partindo desse raciocínio, pense no valor do tempo, quanto valeria uma hora, por exemplo, para quem precisa dar um abraço naquela pessoa querida, num hospital, pessoa que infelizmente já não possui tanto tempo disponível assim.
No cotidiano profissional, o tempo certamente se consolidou como um dos principais ativos, ele é valioso, por meio dele se define quem toma a decisão correta na hora certa, o chamado “passo a frente”, mas também define quem fica para trás por não ter priorizado o que era de fato relevante ou por ter tomado a decisão correta em momento inapropriado.
Mesmo em meio a erros, algo que faz parte do cotidiano de profissionais e empresas dos mais variados portes e segmentos, restará oportunidades em novas decisões que surgirão e poderão ser até mais importantes futuramente. No entanto, o fato é que o tempo perdido trata-se de algo que não se recupera. Quando isso ocorre, cabe apenas olhar para frente, focado em gerir melhor, definindo o que de fato é relevante, qualificando e valorizando riscos e oportunidades relacionados a cada uma das ações.
Para isso, existe uma ferramenta chamada plano de ações, algo que deve ocupar papel de destaque para qualquer profissional e empresa. Essa ferramenta funciona como roteiro para chegar ao destino desejado. Uma das maiores dificuldades sem sombras de dúvidas é gerenciar o que fazer e os respectivos prazos, e este é o melhor caminho para facilitar o seu dia a dia no mundo dos negócios.
O primeiro passo seria definir em linhas gerais quais são as ações que devem ser realizadas. Por exemplo, o que precisa ser feito, em quanto tempo, custos envolvidos, quem será responsável e como deverá ser feito. Linhas gerais, mantendo a coerência com o que realmente pode ser feito, claro. Neste momento, definir ações incoerentes apenas tomará tempo e recursos.
Segundo passo, divida grandes objetivos em atividades menores, as quais individualmente servirão como etapas no caminho até os grandes objetivos planejados. Assim, você distribui melhor suas energias e expectativas, além de proporcionar maior flexibilidade para corrigir ou aprimorar cada uma das etapas que serão gradativamente realizadas.
A definição dos prazos é algo essencial, uma vez que prazos demasiadamente curtos produzirão sensação de que o plano de ações é algo fictício, além do sentimento de incapacidade. Prazos muito longos tornam seu plano de ações procrastinador, o que não se traduz em benefícios. Defina prazos reais, conforme a características de cada uma das atividades estabelecidas.
Os recursos para execução de cada uma das atividades que fizer constar no plano de ações deve ter uma relação de custo e benefício coerente. Por este motivo, avaliar quais serão os custos sob o ponto de vista de quem espera que resultados proporcionem retorno em qualidade, segurança, receita, lucro, valorização da marca. Jamais dedique recursos que não proporcionem benefícios verificáveis nos seus processos.
Por fim, caso possua uma empresa ou equipe, avalie o responsável pela execução de cada uma das atividades. Avalie a capacidade de quem pretende delegar. Por exemplo, avalie se o responsável está capacitado, se já executou essa atividade antes. Considere a possibilidade de algum imprevisto ocorrer, avalie se tal pessoa está apta para resolver e dar a sequência.
Portanto, gerir o tempo é uma questão de planejamento e controle, dedicar parte do tempo para estabelecer um coerente plano de ações nos moldes apresentados, agregará exclusividade e raridade em seus produtos e serviços, entenda que o tempo é precioso e por isso merece ser valorizado como tal.
* Dante Farias – O especialista é administrador de empresas, consultor e conselheiro empresarial
